Les ateliers UX Design chez Pigwii

Ça faisait un petit moment qu'on avait envie de vous parler des ateliers de co-conception à la sauce Pigwii. On en organise et anime très régulièrement, que ce soit avec des utilisateurs et/ou les équipes de conception chez nos clients. On limite généralement le nombre de participants à 10, ce qui est un bon nombre pour nous (suffisamment de profils différents, nombre acceptable pour garder une animation de qualité), et la durée à une demi-journée, de préférence le matin. Le plus souvent, on intervient dans des ateliers dont la finalité est d'avoir une idée plus précise d'un futur outil, et d'en définir les grands principes des interfaces. Mais les problématiques peuvent être différentes, comme réfléchir à des parcours utilisateurs dans des lieux physiques par exemple. Voici quelques points qui caractérisent les ateliers Pigwii.

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📏 Des petites règles dès le départ

Il y a plein d'éléments qui peuvent venir perturber un atelier : un téléphone qui sonne, un mail qu'on ne peut pas s'empêcher de lire, des discussions non contrôlées, un participant qui préférerait être ailleurs… alors autant anticiper ceux qu'on peut éviter ! Chez Pigwii, voici les règles de base qu'on présente en début d'atelier :

Téléphone sur silencieux - On demande aux participants de déposer leurs téléphones dans une poche le temps de l'atelier. Pour l'anecdote, les participants râlent souvent (beaucoup) quand on présente cette règle, mais au final quand ils partent en pause certains oublient de reprendre leur téléphone, donc ça doit pas leur manquer tant que ça 😜
Ordinateurs éteints (sauf si nécessaires à l'atelier)
Ceci est un atelier sans « non » - C'est à la fois ne pas se dire non à soi-même, mais aussi aux autres. Discours classique, mais en effet dans nos ateliers on est souvent sur des phases où toutes les idées sont bonnes à entendre, on aura toujours le temps de voir plus tard ce qu'on en fait ! Au delà de ça, c'est aussi important pour installer un climat de confiance, et que les gens n'aient pas peur et ne se brident pas dans leurs propositions
Si vous n'y voyez plus d'intérêt, vous partez (ceci est un alexandrin) - On n'est pas là pour séquestrer des gens et on veut que les participants soient moteurs et impliqués, et pas qu'ils freinent le groupe
Pour que cet atelier soit productif, nous sommes contraints de vous imposer un rythme militaire, c'est pour votre bien - L'idée, c'est que si on veut respecter les horaires, aborder tous les sujets qu'on souhaite, on n'a pas le choix, il faut tout chronométrer ! Pour ça, on se sert d'un time timer, aussi bien pour les durées des exercices que pour réguler les temps de parole, pour s'assurer que chacun ait exactement le même temps d'expression que les autres participants, et éviter que des participants prennent trop ou trop peu de place. Au passage, merci Gianni Polito pour ton Time Timer, il est top, et sa douce mélodie raisonne encore dans les oreilles de dizaines de participants même une fois l'atelier fini 😉

🤫 Le roi du silence

On favorise presque tout le temps des méthodes silencieuses et individuelles. L'idée, c'est que chaque participant puisse vraiment apporter des idées, sans se laisser porter ou influencer par les autres. Silence + temps de parole chronométré, c'est le bon mélange qu'on a trouvé et qui nous permet d'être plus efficaces ! Ces méthodes se font à l'écrit, ce qui a pour avantage qu'on garde une trace de tout le travail réalisé. Bien sûr, il y a des moments qui méritent des discussions, et on veut aussi que l'atelier ne perde pas en dynamisme. C'est pour ça qu'on alterne des phases de travail individuel en silence avec des phases de partage où les participants exposent leurs travaux aux autres. On peut compléter ça avec des phases de votes, pour mettre en lumière certains aspects.

🎤 L'animation

Bon, c'est pas parce que c'est le roi du silence qu'il n'y a rien à animer, bien au contraire ! On va toujours aux ateliers à 2 chez Pigwii. L'un aura vraiment le rôle de l'animateur, sera chargé de répartir la parole, rythmer l'atelier, s'adapter au déroulement de l'atelier, quand l'autre aura le rôle d'espion 🕵️‍♀️… Bon, pas de vrai espion ok, mais en gros son rôle est de ne rien râter de tout ce qui est fait et dit. Qu'on ait le plus d'éléments pour la suite ! C'est aussi l'espion qui veille au bon déroulé de l'atelier en s'occupant en permanence des petits détails : que tout le monde ait du papier, des crayons, du scotch, et puisse réaliser tous les exercices sans être freiné par des soucis logistiques ou techniques.

En plus de gérer le tempo, l'animateur doit aussi faire en sorte d'être toujours clair : quand il formule les objectifs (ça nous arrive aussi de faire intervenir directement le client pour présenter les attentes avec ses mots), les consignes, présente le déroulé de l'atelier…

L'animateur a aussi un rôle important en fin d'atelier, pour expliquer la suite du projet. En effet, pendant l'atelier, des tonnes d'idées vont être générées, et ça peut être vraiment frustrant pour les participants de partir sans comprendre la suite. C'est à l'animateur d'être clair sur tout ça, d'expliquer que notre travail consistera ensuite à digérer toutes ces infos et bonnes idées, et qu'on reviendra vers eux avec des propositions. D'ailleurs, après avoir analysé les résultats de l'atelier et avant de se jeter sur un logiciel de prototypage lorsqu'il s'agit de conception d'outil numérique, on commence généralement avec l'équipe Pigwii par … (roulement de tambours 🥁)… un atelier ! On fait du maquettage papier crayon avec le time timer, dans le silence, et individuellement nous aussi 😉

Message de la plus grande importance : un atelier réussi, cela commence par un grand stock de bonbons pour que les cerveaux des participants tournent à plein régime 🍬 (PS : l'animateur et l'espion ont aussi le droit d'en manger…)

👩‍💻 "En physique" ou à distance

Dès que possible, on favorise les ateliers "en physique", car on trouve ça bien plus convivial d'être tous ensemble dans la même salle et de partager des moments hors atelier également. Mais ce n'est pas toujours possible, alors on adapte parfois les exercices pour qu'ils soient réalisables à distance (par tous ou bien seulement par certains, les autres étant en physique). Cela demande un peu de travail de préparation : mise en place du Drive, écrire les consignes dans tous les fichiers etc. Mais on a aussi des bons résultats avec ce type d'atelier. La preuve, même en physique, on demande parfois aux participants d'utiliser leurs ordinateurs pour faire la méthode en version "à distance".

🖍 Un exemple d'atelier

Bon, on aime vraiment pas l'idée d'atelier "type", car bien sûr il faut s'adapter aux contraintes et contexte pour chaque projet et objectif. Mais on a quand même quelques exercices de prédilection qui reviennent souvent dans nos ateliers. Voilà ce à quoi cela peut ressembler :

Speedrun : chacun génère le plus d'idées possible sur des post-it. Le temps est volontairement très court (maximum 5 minutes), on veut que ça soit un exercice intense !
Brainwriting : parmi toutes ses idées, chacun en choisit 3 et les dispose sur une feuille. En silence, on fait tourner les feuilles tour à tour pour rebondir sur les idées des autres
Pause : oui, à cette étape, une chocolatine et a minima un café est nécessaire 😋
Maquettage individuel : les participants maquettent les grands principes de l'outil, puis les présentent aux autres. Pas besoin de savoir dessiner ici, ce sont les idées qui nous intéressent, pas la qualité de la maquette. Rassurer les participants sur cette phase est important pour qu'ils osent se lancer
Maquettage en binôme : les groupes doivent s'entendre pour proposer une version commune
Discussions : on prend un moment pour que les participants discutent (donner des détails, compléter des idées, apporter des précisions, mettre en garde sur d'éventuels freins techniques et/ou d'utilisation), et on se laisse également du temps pour qu'ils nous donnent un retour sur l'atelier en lui-même, son contenu, son animation, afin qu'on puisse s'améliorer pour les prochaines fois

🤗 Et vous ?

Voilà quelques principes de nos ateliers ! N'hésitez pas à nous poser des questions si vous voulez en savoir plus. On est aussi preneur de vos conseils et anecdotes sur vos ateliers !

A très vite !

La team Pigwii 🦔

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10 août 2020