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Comment on organise nos projets chez Pigwii

Cela fait un petit moment qu’on ne vous avez pas parlé ici ! Après vous avoir expliqué comment on réalise nos ateliers de co-conception (pour ceux qui l’auraient râté, c’est : ici), on s’est dit que ça pourrait être bien de vous raconter comment on organise généralement nos projets. On dit bien “généralement” car il s’agit ici de la méthode pour les nouveaux clients qui viennent vers nous. Quand on relance des projets ou pour les projets démarchés, on adapte un peu ce processus.

Notre processus
Notre processus

Avant de démarrer le projet

Cette phase est très importante car elle détermine comment va se dérouler la suite du projet. Voilà comment nous nous y prenons :

  • 📲 📧 Le premier contact se fait souvent par téléphone ou e-mail, l’objectif ici est de trouver un créneau pour se rencontrer (en visio ou en vrai).
  • 📜 Suite à ce premier contact, nous demandons de remplir un petit questionnaire afin de préparer notre future rencontre. Ce questionnaire nous permet de mieux connaître l’entreprise, de poser des questions sur le budget, sur les jalons, de savoir si nous aurons accès à des utilisateurs et comment, et enfin de comprendre ce qui ferait de notre collaboration une réussite.
  • 👋 Ensuite vient la première “vraie” rencontre. L’idée de ce moment est de bien comprendre le projet et les problématiques, ainsi que réunir toute l’équipe projet. Se rencontrer tous ensemble c’est quand même plus sympa ! Et comme ça tout le monde est au même niveau d’information. S’il y a un existant, cette rencontre nous permet d’en avoir un aperçu.
  • ✍ Une fois que nous avons toutes les informations nécessaires (côté Pigwii), nous pouvons établir un devis. Pour cela, chacun de nous utilise sa super ardoise Velleda, et propose une méthodologie à mettre en place avec le chiffrage associé. Cela nous permet d’impliquer toute l’équipe Pigwii dès le départ du projet et surtout de croiser les visions et compréhensions par rapport à la première rencontre. Avec ce devis, on crée également une petite présentation pour expliquer la méthodologie choisie.
  • 👋 On aime bien se revoir avec le client juste après l’envoi des documents afin de les présenter et les ajuster au mieux. Cela nous permet d’échanger une nouvelle fois pour expliquer la méthodologie et être au clair avant de démarrer.
  • 📄 Une fois que l’on s’est mis d’accord, on envoie ce devis via HelloSign afin qu’il soit signé électroniquement ou directement par e-mail. Cela dépend de ce que préfère notre client.

Pendant le projet

Une fois que le devis est signé, on met en place différents outils pour mener à bien ce projet. On est toujours en binôme sur les projets, avec une personne qui sera en charge de la communication avec l’entreprise.

  • 🗣 La première étape est de trouver le meilleur moyen de communiquer. On utilise soit Slack (notre outil de communication en interne), soit les e-mails, soit Teams si c’est l’outil utilisé par notre client. On ne va pas vous mentir, on n’est pas les plus grands fans de Teams 😂
  • 📮 Ensuite on voit avec notre client quel est pour lui la meilleure façon de partager des documents : e-mails, Drive, Teams… Ici pas de préférences, on utilise la suite Gmail donc le Drive nous convient bien mais on s’adapte une nouvelle fois au client.
  • 🎨 Vient alors la phase de production, celle-ci se décompose généralement en 3 phases qui sont : l’analyse, la conception puis l’évaluation. Les utilisateurs et l’entreprise peuvent être sollicités dans chacune. On détermine tout cela en amont, en fonction des différentes contraintes (budgets, temps, ressources physiques…). Comme nos travaux peuvent être très différents durant la production (observations terrain, audits ergonomiques, interviews, ateliers de co-conception, prototypage, tests utilisateurs…), on utilise de nombreux outils pour réaliser tout cela parmi lesquels on retrouve : du papier crayon, Keynote, Adobe XD, Optimal Workshop… Concernant le logiciel de conception, nous avons fait le choix d’Adobe XD pour plusieurs raisons. Il existe une version gratuite, disponible pour PC et Mac, ce qui permet à nos clients d’avoir les fichiers sources et de poursuivre les évolutions eux-mêmes s’ils le désirent. Ce point est très important pour nous car nous avons à coeur de les faire progresser dans la démarche d’UX Design, qu’ils prennent en main un outil afin de prototyper et tester rapidement. Il existe également des liens développeurs qui permettent une bonne liaison entre notre travail et le leur. La version payante nous permet quant à elle de collaborer en temps réel ce qui est très pratique pour notre façon de travailler.
  • 🎥 Pour tout ce qui est réunions intermédiaires, on les réalise soit en réel (dans notre incroyable PigwiiBox A113 ou chez le client) soit en visio. Nous avons l’habitude d’utiliser Meet mais nous nous adaptons à la solution de notre client. Oui, car on ne fait pas tout ça seuls dans notre coin mais bien en collaboration avec le client, avec plusieurs itérations.

Fin de projet

Voilà, le projet se termine maintenant. Voici les quelques étapes restantes :

  • 🎁 Pour livre notre travail, nous utilisons WeTransfer car nos fichiers sont toujours beaucoup trop lourds pour être envoyés par e-mails. Bon on essaie de les réduire en travaillant sur la taille des photos notamment, mais on explique au maximum ce que l’on fait dans ces documents donc ils deviennent vite conséquents… WeTransfer nous permet également de constituer des dossiers bien organisés pour faciliter l’utilisation des fichiers derrière. Et pour que cette livraison ne soit pas un simple e-mail, on réalise un MailChimp personnalisé afin de marquer ce point final du projet.
  • 📜 Une fois le projet fini, on termine comme on avait commencé : par un questionnaire ! Cette fois-ci c’en est un de satisfaction qui prend entre 5 et 10 minutes à remplir. On utilise la complétion de phrases ici, une méthode que l’on met souvent en place dans nos projets pour récolter du feedback utilisateur.
  • 📲📧 Et voilà, on se retrouve ici aussi comme au départ avec nos e-mails et appels/sms pour maintenir la relation avec nos clients, ce qui est très important pour nous, ainsi qu’être là pour eux dès qu’ils auront besoin de nous. Cette dernière phase est aussi celle des contraintes qui peuvent apparaître tardivement, notamment celles liées au suivi de développement ou aux petites questions qui apparaissent après notre livraison.

TADAAAA ! Vous en savez maintenant plus sur notre façon d’organiser nos projets. On est preneur si vous avez des idées, remarques ou si vous faites les choses différement 🤗

On ne va pas vous mentir en vous disant “à très vite”, vu la ponctualité de nos articles. Mais c’est toujours un plaisir de partager avec vous ici ! Alors on vous dit à bientôt 😉

L'équipe Pigwii 💙

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1 juin 2021